Sådan finder du uoverensstemmelser i Excel

Har du en Excel regneark med enorme data og klø sig i hovedet om, hvordan man finde uoverensstemmelser ? En uoverensstemmelse i Excel er ret almindelig, uanset om du er ekspert eller amatør. Det er kun menneskeligt at lave fejl, når du indtaster data i Excel-arket, og nogle dele går galt.

Fejl som manglende punktum eller forkert stavning kan ændre hele outputtet. Heldigvis tilbyder Microsoft Excel et sæt indbyggede værktøjer, der kan vise sig nyttige til at opdage uoverensstemmelser. I dette indlæg vil vi diskutere, hvordan man finder forskelle eller uoverensstemmelser i Excel og får et rent datablad.

Hvad betyder uoverensstemmelse i Excel?

En uoverensstemmelse i Excel opstår, når der er en inkonsistens i de samme data i en database. Det betyder, at du skal have brugt et andet format til to eller flere af de samme data i to eller flere celler i regnearket. For eksempel,

pin-fil for at starte menuen windows 10

• Mit varenavn & Co. samlede salg = 587
• Mit varenavn & Co samlede salg = 587

Som du kan se mangler perioden i 2. eksempel (Co total sales) sammenlignet med 1. (Co. total sales). Dette kan se normalt ud for dig, da du allerede ved, hvad der er korrekt, men computeren anser det ikke for ens.

Ligeledes kan uoverensstemmelser i Excel også opstå på grund af inputfejl som mellemrum efter en værdi, store eller små bogstaver, duplikerede indtastninger eller inkonsistent dataformatering. Derfor har vi denne detaljerede guide til at forklare, hvordan du nemt kan finde uoverensstemmelser i Excel.

Sådan finder du uoverensstemmelser i Excel

Før du prøver nogen af ​​Excel-værktøjerne nedenfor for at finde forskelle i Excel, anbefales det at gennemgå regnearket manuelt. Du kan bruge forskellige værktøjer som fremhævning eller betinget formatering til at justere dataene på en læsbar måde. Du kan derefter sammenligne rækkerne eller kolonnerne og se efter eventuelle uoverensstemmelser som duplikerede poster, forkert stavning osv.

Hvis det ikke hjælper, kan du fortsætte med nedenstående metoder for at finde uoverensstemmelser i Excel.

1. Brug Excel-filter til at finde forskelle
2. Find uoverensstemmelser i Excel ved hjælp af betinget formatering
3. Identificer forskelle ved hjælp af avancerede Excel-funktioner
4. Registrer uoverensstemmelser ved hjælp af Excel-tilføjelsesprogrammer

1] Brug Excel-filter til at finde forskelle

Bruger Filter funktion er en af ​​de nemmeste metoder til at finde ud af uoverensstemmelser i data, især for Excel-ark med store data og stavefejl. Her vil vi overveje et eksempel på Klasse 5 testresultater . Under Resultater kolonne, er der to kategorier Passere og Svigte , og nogle er stavet forkert.

Vælg hele Resultat kolonne og klik på Sorter og filtrer funktion øverst til højre.

Dette vil oprette en rulleliste i Resultat kolonne. Klik på den og fravælg alle de korrekte data, for eksempel dem der er stavet korrekt ( Svigte / Passere ). Trykke Okay og Resultat kolonnen viser kun de forkerte data. Nu kan du rette dem manuelt.

2] Find uoverensstemmelser i Excel ved hjælp af betinget formatering

Betinget formatering hjælper dig med at identificere og sammenligne to eller flere rækker eller kolonner med hinanden for at identificere uoverensstemmende data. Den hurtigste måde at finde forskellen på er at fremhæv celler for duplikerede eller unikke poster .

Du kan dog også bruge andre regler som f.eks Top/Bund regler , Databjælker , Farveskalaer , eller Ikonsæt for at finde uoverensstemmelser i Excel-data.

3] Identificer forskelle ved hjælp af avancerede Excel-funktioner

Du kan bruge HVIS og ER funktion til at hjælpe dig med at sammenligne celler og opdage eventuelle forskelle. Så her kan du brug IF-funktionen for at finde ud af, hvilke celler der er identiske og korrekte ( RIGTIGT ) og hvilke celler der er forkerte ( FALSK ).

Alternativt kan du kombinere HVIS og IS-funktioner som ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK osv. til at analysere den indstillede værdi og returnere RIGTIGT eller FALSK baseret på resultatet.

Du kan også bruge VLookUp funktion , HlookUp funktion , eller Match funktion for at finde eventuelle uoverensstemmelser i Excel.

onenote printer

Læs: Avancerede Microsoft Excel tips og tricks

4] Registrer uoverensstemmelser ved hjælp af Excel-tilføjelser

Microsoft Excel tilbyder en liste over tilføjelser som hjælper dig med at finde forskelle i Excel nemt. For at gøre dette skal du klikke på Fil fanen > Mere > Muligheder > Excel-indstillinger > Tilføjelser > Styre > COM tilføjelser > Gå > Spørg om regneark > Okay . Nu kan du bruge Sammenlign filer kommando fra Spørg om regneark at sammenligne to projektmapper og fremhæve uoverensstemmelserne for hver celle.

Eller du kan bruge Analyse ToolPak ( Excel-tilføjelser ) til at analysere og opdage uoverensstemmelser i Excel-data.

Læs: Sådan administrerer du tilføjelser i Microsoft Office

Alternativt kan du også brug Excel-sammenligningsværktøjet til at sammenligne Excel-ark og finde uoverensstemmelser i datasættet.

Hvordan kontrollerer jeg datakorrektion i Excel?

Når du har et Excel-ark, hvor andre brugere kan indtaste deres data i et angivet format, som du har angivet, er det, når du bruger Data validering . Dette værktøj hjælper dig med at rette eventuelle uregelmæssigheder i dataene, der ikke følger de fastsatte retningslinjer, eller når de indtastes i det forkerte format. I dette tilfælde giver Excel en fejlalarm, hvilket betyder, at du skal finde forskellene og rette dataene ved hjælp af Data validering værktøj.

At vide mere om hvordan man anvender datavalidering på celler i Microsoft Excel , kan du følge vores detaljerede indlæg.

Hvordan finder jeg en uoverensstemmelse i en kolonne i Excel?

Mens Betinget formatering (som forklaret ovenfor) kan hjælpe dig med nemt at finde uoverensstemmende data VLookUp funktionen giver dig mulighed for at sammenligne individuelle celler.

Hvis du bruger Unik Equals-operatør For at sammenligne kolonner i Excel skal du oprette en ny resultatkolonne. Nu, i Resultat kolonne, skal du tilføje formlen for at sammenligne individuelle celler. For eksempel, =I2=J2 , og det vil returnere resultatet som Falsk hvis dataene ikke stemmer overens. For dem, der matcher, bliver resultatet Rigtigt.

Jeg håber det hjælper.

• Mere