Sådan mærkes dokumenter i Sharepoint Office 365?

Leder du efter en måde at organisere dine dokumenter i SharePoint Office 365? Tagging af dokumenter er en effektiv måde at organisere dine dokumenter på og gøre det nemmere for dig at finde dem, når du har brug for dem. I denne artikel vil vi diskutere bedste praksis for tagging af dokumenter i SharePoint Office 365, og hvordan du kommer i gang. Læs videre for at lære mere om dette enkle, men kraftfulde organisatoriske værktøj.

• Åbn SharePoint-biblioteket, der indeholder dokumenterne.
• Vælg det eller de dokumenter, du vil mærke.
• Klik på ikonet 'Mærk dokument'.
• Indtast de tags, du vil tilføje til dokumentet.
• Klik på knappen 'Gem' for at gemme tags.

Sådan mærker du dokumenter i SharePoint Office 365

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 er en effektiv måde at strømline din dokumenthåndtering og sikre, at dokumenter er nemme at finde og få adgang til. Med den rigtige tagging-strategi på plads kan brugere hurtigt søge og finde de dokumenter, de har brug for, med minimal indsats. Denne artikel giver et detaljeret overblik over, hvordan du tagger dokumenter i SharePoint Office 365.

Hvad er dokumentmærkning?

Dokumentmærkning er processen med at tildele nøgleord eller tags til dokumenter for at kategorisere og organisere dem. Tags bruges typisk til at beskrive dokumentets indhold, formål og målgruppe, hvilket giver mulighed for mere effektiv søgning og genfinding. Dette kan især være fordelagtigt for organisationer, der har et stort antal dokumenter og har brug for en nem måde at holde dem organiseret på.

Fordele ved dokumentmærkning i SharePoint Office 365

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 kan give en række fordele, såsom:

• Bedre organisering: Tagging af dokumenter giver brugerne mulighed for hurtigt og nemt at søge og hente de dokumenter, de har brug for.
• Forbedret produktivitet: Ved at gøre dokumenter nemmere at finde, kan det reducere mængden af ​​tid brugt på at søge efter dem.
• Forbedret sikkerhed: Med den rigtige tagging-strategi på plads kan brugerne være mere sikre på, at følsomme dokumenter opbevares sikkert.

Sådan mærker du dokumenter i SharePoint Office 365

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 er en ligetil proces, der kan gennemføres i et par trin. Her er en trin-for-trin guide til at hjælpe dig i gang:

• Trin 1: Log ind på din SharePoint-konto.
• Trin 2: Åbn dokumentbiblioteket, hvor du vil mærke dokumenter.
• Trin 3: Vælg det dokument, du vil mærke.
• Trin 4: Klik på indstillingen Tags & Notes på båndmenuen.
• Trin 5: Indtast de tags, du vil tildele dokumentet.
• Trin 6: Klik på Gem for at gemme tags.
• Trin 7: Gentag trinene for hvert dokument, du vil tagge.

Bedste fremgangsmåder til tagging af dokumenter i SharePoint Office 365

Når du tagger dokumenter i SharePoint Office 365, er det vigtigt at huske på følgende bedste praksis:

• Skab et konsekvent tagging-system: Opret et standardiseret tagging-system, der er let at forstå og bruge.
• Brug klare og beskrivende tags: Brug tags, der klart og præcist beskriver dokumentets indhold, formål og målgruppe.
• Hold tags ajour: Gennemgå og opdater med jævne mellemrum tags for at sikre, at de forbliver relevante og nøjagtige.
• Sørg for korrekt sikkerhed: Sørg for, at kun autoriserede brugere kan få adgang til og redigere tags.

Sådan bruges tags i SharePoint Office 365

Når dokumenterne er blevet tagget, kan brugerne drage fordel af søge- og filtreringsmulighederne i SharePoint Office 365. For eksempel kan brugere bruge indstillingen Filtrer efter tags til hurtigt at finde dokumenter med specifikke tags. Derudover kan brugere bruge indstillingen Søg efter tags til at finde dokumenter, der indeholder bestemte søgeord eller sætninger.

Sådan administreres tags i SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 giver også brugerne mulighed for at administrere tags og sikre, at de forbliver organiserede og opdaterede. For at administrere tags kan brugere bruge indstillingen Administrer tags i båndmenuen. Dette giver brugerne mulighed for at oprette, redigere og slette tags efter behov.

Sådan får du vist tags i SharePoint Office 365

For at se tags i SharePoint Office 365 kan brugere bruge indstillingen Vis tags i båndmenuen. Dette åbner en liste over alle tags, der er knyttet til et dokument, hvilket gør det nemt hurtigt at se og redigere tags efter behov.

tilslut ildtablet til pc

Konklusion

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 er en effektiv måde at strømline dokumenthåndtering og sikre, at dokumenter er nemme at finde og få adgang til. Ved at tage sig tid til at implementere en taggingstrategi og følge bedste praksis for tagging, kan brugere drage fordel af søge- og filtreringsmulighederne i SharePoint Office 365 til hurtigt at finde dokumenter.

Relaterede faq

Hvad er SharePoint-tagging?

SharePoint-tagging er processen med at tilføje etiketter eller tags til dokumenter for at klassificere og organisere dem. Disse tags giver brugerne mulighed for hurtigt at finde dokumenter og andet indhold, der er relateret til et bestemt emne eller projekt. Tags kan tilføjes til dokumenter manuelt af brugere, eller de kan tilføjes automatisk af SharePoint selv. Tags kan også deles på tværs af flere SharePoint-websteder, hvilket gør det nemmere at søge og finde dokumenter.

SharePoint-tagging hjælper også med at øge brugerens engagement med indhold. Ved at give brugerne mulighed for hurtigt at finde indhold, der er relateret til deres interesser, er der større sandsynlighed for, at de bliver engageret og bliver længere på siden. Dette kan føre til øget brugeranvendelse af SharePoint og en samlet forbedret brugeroplevelse.

Hvordan mærker jeg dokumenter i SharePoint Office 365?

Det er nemt at mærke dokumenter i SharePoint Office 365. I dokumentbiblioteket skal du vælge det dokument, du vil mærke. Klik derefter på tags og noter-ikonet i båndet. Dette åbner et vindue, hvor du kan indtaste de tags, du gerne vil bruge. Du kan tilføje flere tags til hvert dokument, og disse tags vil være synlige for alle, der har adgang til dokumentet.

Når et tag er tilføjet, kan det bruges til hurtigt at finde relaterede dokumenter i biblioteket. For at søge efter dokumenter med et bestemt tag skal du blot indtaste tagnavnet i søgefeltet. SharePoint vil derefter vise en liste over alle dokumenter med det tag. Dette gør det nemmere at finde dokumenter, der er relateret til et bestemt emne eller projekt.

forældrekontrol krom udvidelse

Hvad er fordelene ved at tagge dokumenter i SharePoint Office 365?

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 giver en række fordele. For det første giver det brugere mulighed for hurtigt at søge efter relaterede dokumenter og indhold. Dette gør det nemmere for brugerne at finde den information, de har brug for, uden at skulle bruge tid på manuelt at gennemsøge flere dokumenter.

For det andet hjælper tagging af dokumenter også med at forbedre brugerengagementet. Ved at give brugerne mulighed for hurtigt at finde relateret indhold, er der større sandsynlighed for, at de bliver på siden længere og bliver mere engagerede i indholdet. Dette hjælper med at øge brugerindtagelsen af ​​SharePoint og forbedrer den overordnede brugeroplevelse. Endelig hjælper tagging af dokumenter også med at organisere dokumenter og indhold, hvilket gør det nemmere for brugerne at finde det, de har brug for.

Hvordan administrerer jeg tags i SharePoint Office 365?

Det er nemt at administrere tags i SharePoint Office 365. For at administrere tags skal du åbne det bibliotek, hvor du vil administrere tags. Klik derefter på tags og noter-ikonet i båndet. Dette åbner et vindue, hvor du kan se, tilføje og slette tags. Du kan også omdøbe eksisterende tags og tilføje noter til hvert tag.

Derudover kan du se en liste over dokumenter, der er knyttet til hvert tag. Dette giver dig mulighed for hurtigt at finde dokumenter, der er relateret til et bestemt emne eller projekt. Du kan også tilføje tags til dokumenter fra dette vindue, hvilket gør det nemmere hurtigt at tilføje tags til flere dokumenter på én gang.

Kan jeg dele tags på tværs af flere SharePoint-websteder?

Ja, du kan dele tags på tværs af flere SharePoint-websteder. For at gøre dette skal du åbne biblioteket, hvor du gerne vil dele tags. Klik derefter på tags og noter-ikonet i båndet. Dette åbner et vindue, hvor du kan se, tilføje og slette tags.

For at dele et tag skal du klikke på deleknappen ved siden af ​​tagget. Dette åbner et vindue, hvor du kan vælge de SharePoint-websteder, du gerne vil dele tagget med. Når du har valgt webstederne, skal du klikke på del for at dele tagget med disse websteder. Dette giver brugerne mulighed for hurtigt at finde dokumenter, der er relateret til et bestemt emne eller projekt, uanset hvilket SharePoint-websted de er på.

Kan jeg automatisk mærke dokumenter i SharePoint Office 365?

Ja, du kan automatisk mærke dokumenter i SharePoint Office 365. For at gøre dette skal du åbne det bibliotek, hvor du vil tilføje tags. Klik derefter på tags og noter-ikonet i båndet. Dette åbner et vindue, hvor du kan se, tilføje og slette tags.

Når du har oprettet de tags, du gerne vil bruge, kan du derefter opsætte et automatiseret tagging-workflow. Denne arbejdsgang tilføjer automatisk tags til dokumenter, efterhånden som de uploades eller ændres. Dette gør det nemt at sikre, at dokumenter altid er korrekt mærket og organiseret. Den automatiserede arbejdsgang kan sættes op til at køre på en bestemt tidsplan eller udløses af specifikke hændelser.

Tagning af dokumenter i SharePoint Office 365 er en utrolig nyttig måde at holde sig organiseret og hurtigt finde dokumenter. Med blot et par enkle trin kan du hurtigt opsætte tags og anvende dem på dokumenter på ingen tid. Dette kan være med til at gøre dokumenthåndteringen nemmere, samt være med til at sikre, at alle på kontoret hurtigt kan finde de dokumenter, de har brug for. Med SharePoint Office 365 kan du gøre dokumenthåndtering til en leg.